導入事例

高崎市役所様

  • 業種:地方公共団体
  • 導入システム詳細:Active! drive SS

外部との大容量ファイル授受を
安全に行なうために転送サービスを導入し、
紛失の恐れがある記憶媒体利用を解消。

  • 大容量ファイルの送受信を必須とする部署の業務効率改善
  • 転送/共有データの可視化と一元管理
  • Active! mailとのシングルサインオンによるシームレスな連携

Active! mailの利用が全職員に浸透し、さらなる利便性が求められていた

高崎市役所は平成18年にActive! mailを導入し、全職員が電子メールを利用できる環境を整えてきました。その甲斐があって、導入後は多くの職員がWebメールを活用してきました。それから何年かが経過し、市役所内だけではなく、外部の事業者ともインターネットを介して連絡をとるようになると、業務で利用する大容量ファイルの交換に、大きな課題が出てきました。その背景について、総務部 情報政策課 課長補佐(兼)システム担当係長の木本弘幸氏は、次のように説明します。

「市役所の観光課や建設部などでは、外部の事業者と大容量のファイルを交換する機会が増えていました。以前は、CD-Rなどの記憶媒体に保存して、手渡したり配達したりしていたのですが、それでは業務のスピード化につながらないため、ある時期から庁内のネットワークとは完全に分離されたインターネット回線を契約して、インターネット上の無料のファイル送受信サービスを利用していました。しかし、この方法では利便性や安全性の面で、いくつかの課題を抱えていました」
その課題とは、運用上の不便さでした。インターネット上の無料のファイル送受信サービスを利用できる端末は、情報政策課のみに設置されていたため、職員は大容量ファイルを外部とやり取りするために、自分自身の端末からデータをUSBメモリに保存してフロアを移動しなければならなかったのです。情報漏えい対策の一環としてUSBメモリにデータを保存して持ち歩かないことをルール化している一方で、大容量ファイルを外部とやり取りするために、このような矛盾が生じている状況が課題としてありました。加えて、個人が大容量ファイルを取り扱うので、対象となるデータのチェック機能が十分に働かない点も懸念されていました。こうした課題を解決するために、情報政策課が注目したのがActive! drive SSでした。

木本 弘幸氏

総務部 情報政策課
課長補佐(兼)システム担当係長
木本 弘幸

廣岡 友和氏

総務部 情報政策課
情報化セキュリティ担当 主事

廣岡 友和

全職員が操作できる使い勝手とシングルサインオンの利便性を高く評価

情報化セキュリティ担当の廣岡友和主事は、Active! drive SS導入の経緯を振り返ります。「きっかけは、トランスウエアの担当者からセキュリティ対策の強化につながるメール誤送信対策製品Active! gate のお話を聞いたときでした。そのときに、大容量ファイルの交換で困っているという話をしたら、まだ開発中だったActive! drive SSについて教えてもらいました。当時はまだカタログもなかったので、試作画面などを見せてもらって、全職員が使えるかどうか検討しました」情報政策課では、Active! drive SSを採用することで、外部の危険なファイル共有サービスを利用する必要がなくなり、大容量ファイル交換のセキュリティ対策につながると判断しました。
「Active! drive SS採用の決め手は、やはりActvie! mailとのシングルサインオンによる利便性の向上でした。職員は、大容量ファイルの交換のためだけに、別のアカウントにログインしたり、自席を離れて作業する必要がなくなります。そして、日常的に利用しているパソコンから、Active! drive SSを使って外部とのファイル交換ができるので、作業の効率が大幅にアップします。また、操作画面もActive! mailに統合化されているので、日ごろから使い慣れた操作性を維持できる点も評価しました」と木本氏は採用の理由を説明します。
導入にあたっては、既存のActive! mailのセキュリティ対策を強化するための予算として計上し、大容量ファイルの送受信を必要としているメールのアカウントに割り当てました。
「Active! drive SS導入にあたっては、部署ごとに利用している共有アカウントで契約を行ないました。共有アカウントは、部署内の複数の職員が利用するため、利便性に優れているだけではなく、送受信した大容量ファイルの内容を大勢で確認できるため、セキュリティ対策にもつながると判断したからです」と廣岡氏は補足します。

Active! drive SSの導入は市民サービスの向上につながる

平成26年4月から、Active! drive SSの正式な運用が開始され、高崎市役所の全職員が共有アカウントを利用して、大容量ファイルを安全に外部と交換できるようになりました。その成果について、木本氏は次のように評価します。
「例えば、観光ポスターは高崎市の経済に貢献するために、近年では多彩な表現を用いるようになっています。そのため、やり取りするファイルのサイズも大きくなる傾向にありました。そうした大容量のファイルを、商工振興課では効率よく外部の制作会社と交換できるようになりました。また、都市計画をはじめとして、土木部も入札業者とファイルサイズの大きな図面データを交換する頻度が増えています。さらに、市議会の議事録のテキストも、Active! drive SSを利用して迅速に編纂できるようになり、より早く市民に向けて情報を公開できるようになりました。そのほかにも、多くの職員の業務の効率化に貢献しているので、Active! drive SSの導入は高崎市役所の市民サービスの向上につながっていると思います」
高崎市役所のActive! drive SS導入が成功した背景には、製品の使い勝手やシングルサインオンの利便性に加えて、もう一つ情報政策課の優れた努力がありました。それは、廣岡氏の作成した『簡単操作マニュアル』の存在です。そのマニュアルでは、Active! drive SSを利用する全体イメージを紹介し、実際の画面イメージを使って操作手順を丁寧に解説しています。
「優れたツールを導入しても、全職員に使ってもらえなければ、価値がありません。そこで、オリジナルのマニュアルを作成したのです。その結果、現場の職員も操作に迷わずに使えるようになりました」と廣岡氏は説明します。
最後に木本氏は、今後に向けた展望について語りました。
「マイナンバーの運用開始を控えて、行政には個人情報の保護をはじめとした情報セキュリティ対策のさらなる強化が求められています。そのために今後も、メールを中心としたセキュリティ対策の強化や、市民サービスの向上につながるソリューションをトランスウエアから提案してもらいたいと願っています」

簡単操作マニュアル
Active! mailからActive! drive SSへ簡単ログイン

システム概要

利用イメージ
  • 部署ごとにアカウントを有し市役所全体でActive! drive SSを利用
  • Webメール(Active! mail)とのシングルサインオンによるシームレスな連携
  • 全職員のスムーズな利用を目指して担当者がオリジナルの「簡単操作マニュアル」を作成

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