導入事例

株式会社すかいらーく様

  • 業種:外食産業
  • ・Active! gate SS(Office 365連携)
  • ・Active! vault SS(Office 365連携)

Office 365に備えられていない添付ファイルの自動暗号化をActive! gate SSで補完

  • Office 365の標準機能にはないセキュリティをActive! gate SSで保管
  • Active! gate SSの添付ファイル自動暗号化、送信メールの一時保留、添付ファイルのWebダウンロードを活用してセキュリティと利便性が向上
  • オンプレミス使用時に比べ、管理者の導入・運用工数の大幅削減を実現
  • メールアーカイブによるコンプライアンス対策を強化

Office 365のメールを暗号化するためにOutlookのアドオンを検討

株式会社すかいらーくの情報システムグループは、本社や工場に店舗など、グループ関連企業や事業部門のIT全般を企画し開発し運用しています。その対応範囲は、基幹系システムから店舗のPOSにメールやオフィスなどの情報系システムに至るまで、広範囲に及びます。また、クラウドサービスの利用にも積極的で、国内の企業としては早期からOffice 365を導入していました。その背景について、同社の本部システムチームの酒井和雅氏は、次のように切り出します。「すかいらーくの本社や関連部門では、以前からMicrosoft Exchange Serverによるオンプレミスのメールを利用していました。しかし、事業継続性や災害への対策などを考えたときに、クラウドサービスを利用した方が安全だと考えて、2011年にOffice 365のメールに切り替えました。当時としては、日本でも一番か二番目くらいの早期な導入事例だったと思います」

Office 365のクラウドメールを導入するにあたって、2011年当時は災害対策を中心とした運用の安全性を優先していました。しかし、導入から数年が経過すると、新たな課題が出てきたのです。それは、メールの添付ファイルによる情報漏えいへの懸念でした。「2012年から2013年にかけては、日本でもニュースで取り上げられるほど、大きな情報漏えい事件が発生しました。そのため、情報システム部門としても、メールのセキュリティ対策が急務となりました。そこで検討したのが、添付ファイルの自動暗号化だったのです」と酒井氏は振り返ります。

メールの添付ファイルを自動的に暗号化する機能が、Office 365には備えられていなかったので、同チームでは当初、Outlookにアドオンを組み合わせる方法を検討しました。その経緯について、本部システムチームの北村秀人氏が説明します。「メールのクライアント用ソフトとして利用するOutlookに有償のサードパーティ製のアドオンを組み合わせると、メールに添付したファイルを自動的に暗号化することはできました。
ただ、アドオンにはトラブルも多く、約2,000名が利用する各自のPCにインストールしていくことは、設定に膨大な時間がかかり、運用のコストや負担も増大します。そのため、現実的な解決策とはならず、対策に苦慮しているときに、グループ企業からの紹介でActive! gate SSを知りました」

Office 365というクラウドサービスのメールに、Outlookと有償のアドオンを組み合わせてしまうと、クラウドであることの利点が大幅に後退してしまいます。個別のPCとソフトとアドオンに依存した添付ファイルの暗号化は、導入だけで手間もコストもかかります。それに加えて、各自のPCにトラブルが発生してしまうと、その度に個別に対応しなければならず、結果的に情報システム部門のスタッフに負担をかけてしまいます。こうした課題を解決するためには、Office 365と連携して機能するクラウドサービス型の暗号化ソリューションが必要でした。その要望に、Active! gate SSが応えたのです。

酒井 和雅氏

株式会社すかいらーく
コーポレートサポート本部
情報システムグループ
本部システムチーム
酒井 和雅

夢庵御膳

夢庵御膳

数カ月のトライアルでActive! gate SSの送信保留にも注目

Active! gate SSがOffice 365のクラウドメールと連携し、添付するファイルを自動的に暗号化できると知った情報システムグループでは、グループ内のメンバーと本部スタッフ数名で、数カ月のトライアルを行いました。そのときの印象について、北村氏が話します。「情報システムのメンバー約20名と、本部のスタッフでActive! gate SSのトライアル版を試すことにしました。試用してみた印象は、とても簡単な設定でOffice 365と容易に連携するので、情報システム部門のスタッフの負担にならずに、安全で確実な添付ファイルの自動暗号化を実現できると確信しました。また、トラ イアルの期間に送信するメールを一時的に保留でき る点にも注目しました。Office 365を導入する以前から、送信したメールをキャンセルしたい、という相談が寄せられていたので、いつも『無理です』と答えていました。しかし、Active! gate SSを導入すれば、その問題も解決できると思いました」

Active! gate SSの送信保留は、指定した一定の時間だけメールの送信を止めておく機能です。保留の対象とするメールは、管理者が柔軟に設定できるので、現場のニーズに合わせた運用が可能です。「トライアルを終えて、2014年からActive! gate SSの運用を開始しました。導入時から、添付ファイルは自動的に暗号化し、そのメールも一時的に保留する設定にしています。また、5Mバイトを超える添付ファイルは、自動的にWebダウンロードに切り替えるようにしています。すでに運用から2年を経過していますが、 その間にトラブルはまったくなく、情報漏えいなどの事故も発生していません。Active! gate SSの導入には、とても満足しています」と酒井氏は導入の成果を評価します。

北村 秀人氏

株式会社すかいらーく
コーポレートサポート本部
情報システムグループ
本部システムチーム
北村 秀人

Office 365のメールをガストやバーミヤンなどに展開

Active! gate SSによる添付ファイルの自動暗号化を付加したOffice 365のメールを利用しているのは、すかいらーくの本社と直営店のジョナサンに勤務する約 2,100名の社員になります。すかいらーくグループに は、このジョナサンの他にも全都道府県に1,300店以上を展開するガストや、本格的な中華を手軽に楽しめるバーミヤンに、和のメニューを提供する夢庵など、約3,000店に及ぶ店舗があります。この店舗間でのコミュニケーションを強化するために、情報システムグループでは、2016年にOffice 365のメール機能だけを利用する最もベーシックなプランを新たに契約しました。

「本社を中心とした社員は、Office 365のExchange Online プラン2というプランを導入しています。しかし、店舗で利用するメールは、スタッフ一人ひとりが使うのではなく、店舗に設置したタブレット端末(iPad)をみんなが共有して閲覧する方法にしました。そのため、個人ではなく店舗ごとにアカウントを付与する形で、Office 365のExchange Online プラン1というプランを選択したのです。当時このプランには、オフィスのアプリケーションが付属していないだけではなく、メールのアーカイブサービスもありませんでした。そこで、コストパフォーマンスの高さを評価して、 Active! vault SSを導入することに決めました」と酒井氏は新たなメールの展開の背景について説明します。

チーズINハンバーグ(ガスト)

チーズINハンバーグ(ガスト)

Office 365 Exchange Online プラン1に不足していたアーカイブ機能を補うためにActive! vault SSを採用

Office 365は、利用する機能によって複数のプランを選べます。本社スタッフのように、お取引先様と直接メールでやりとりのある者にはインプレース保持機能が使える上位のプランが選ばれます。しかし、店舗のスタッフや連絡に通達など、限られた目的で利用するメールであれば、月額利用料金の安いベーシックなプランが導入されます。すかいらーくの情報システムグループでも、業務の現場での使い方を配慮して、これまでメールを利用していなかったスタッフのために、Office 365のExchange Online プラン1を導入したのです。

「店舗で利用できるOffice 365のメールを展開するにあたって、情報システムグループが配慮したのは、やり取りされるメールの量と内容でした。店舗にiPadを配備すると、エリアマネージャーや本社のスタッフが手軽にメールを送信するようになるでしょう。通常のオフィスであれば、メールが頻繁に交換されることは、コミュニケーションの活性化につながるので、歓迎すべき効果なのですが、店舗の場合は違います。たった1通のメールでも、100名のマネージャーが送信すれば、店舗には100通ものメールが届くのです。店舗のスタッフが、メールの内容を確認して対応するだけでも、業務の負担になる心配もあります。そこで、導入後にどのように運用されているのかをしっかりと検証する必要がありました。その検証の目的にとって、Active! vault SSのアーカイブと検索機能は、とても有用だと判断したのです」と酒井氏は採用の理由を説明します。

店舗に配備されたiPadでやり取りされるOffice 365のメールをアーカイブし、どのような文面が交換されているのかを検証するために、2016年3月からActive! vault SSによる本稼動がスタートしました。「店舗にも本部のスタッフにも、メールをActive! vault SSでアーカイブしていることは通達しています。たった一通のメールでも、統括する数百の店舗に一斉に送られてしまうので、送信する内容やメールの量は、慎重に検討してもらえたらと思っています。また、もしもメールが増えてしまったときには、Active! vault SSでメールの内容を検索して、本当に必要なものかどうかを検証していく計画です」と北村氏は運用の方法を補足します。

情報システムグループでは、アーカイブ機能を内部監査やコンプライアンスの強化として活用するだけではなく、メールそのものの運用方法を検証し改善していくためのツールとして、Active! vault SSを選択したのです。

今後はグループ企業への展開も見据えたActive! gate SSとActive! vault SSの導入を検討

「本社でOffice 365を導入してから、今回の店舗への展開に続いて、グループ関連会社でも、今後は導入が進んでいくと思います。そのときに、やはり添付ファイルの自動暗号化は、必須のセキュリティ対策になります。そこで、関連会社にもActive! gate SSの採用を提唱していく計画です」と北村氏は今後に向けた取り組みについて語ります。「グループ関連会社からは、Office 365のクラウドメールが使えるようになることで、利便性があがるだけではなく、ドメインを共通化するなど、新たな利用価値も生まれてきます。そうしたクラウドへの展開に向けて、Active! gate SSやActive! vault SSをどのように組み合わせて活用していけばいいのか。そのアドバイスや提案をクオリティア社からいただけたらと願っています」と酒井氏は期待を述べました。

システム概要

システム概要
システム概要
  • すかいらーく本社と各レストラングループにOffice 365を導入
  • 本社と直営店のジョナサンに勤務する2,100名がActive! gate SSを活用          
    ・外部宛に送付する添付ファイルは自動的に暗号化          
    ・外部宛に送付する添付ファイル付きメールは誤送信防止のため送信前に一時保留          
    ・5Mバイトを超える添付ファイルは自動的にWebダウンロード形式に変換
  • レストラン店舗のメールをアーカイブするためにActive! vault SSを採用          
    ・メールの量と内容チェックを可能にしコンプライアンスを強化

この製品・サービスに関する導入事例をもっと見る

この事例で紹介された製品・サービスの機能や価格を見る

ご購入やお見積りのご相談、ご質問などは、販売パートナーか、当社窓口までお気軽にお問い合わせください。

電話でのお問い合わせは03-5623-253003-5623-2530