東京医科歯科大学に限らず医療系の大学の場合、大学病院を有しており、学生は卒業した後に大学病院に勤務するケースが多い。また、学生としての在学期間（6年間）中、最後の2年間は、職員とほぼ同様のセンシティブな個人情報を扱う機会が増加する。これは医療系大学の特徴の1つだ。

「医療関係者の考え方としては、メールについては"安全・安心"という部分を重視します。アカデミックな内容や医療情報のやり取りにもコミュニケーションツールであるメールが大変便利です。緊急時にメールを使う際には本文には機微情報を入れず、暗号化した添付ファイルを活用することも一部ではあります。 より安全・安心にメールを使いたいので、メールシステムは学内設置（オンプレミス）で構築することを大前提としています」と東京医科歯科大学・副学長（情報管理担当）の高瀬浩造氏は語る。

メールシステムを構築する場合、オンプレミスとクラウドの2つに大きく分かれる。オンプレミスは、学内設置のため管理・運用を大学側で行わなければならないが、機器も含め管理下におくことができるというメリットがある。クラウドの場合、機器などのコンピュータリソースは、ネットワーク上のどこかに設置されており、ユーザーはデータをクラウドに預け、必要なサービスだけを利用できる。機器の管理・運用工数を削減できるが、それらのすべてを管理下におくことができない。オンプレミスとクラウドは、双方メリット／デメリットがあるが「安心・安全」を優先させるのであれば、機器や情報などは管理下におけた方がいい。東京医科歯科大学がオンプレミスのメールシステムを選定するのには非常に重要なポイントである。

東京医科歯科大学の前回のシステムでは、メールシステムを素早く構築し運用できるメリットがあったことから、ソフトウェア／ハードウェア一体型のアプライアンス製品を利用してきた。しかし、導入から時間がたつにつれ、メールで扱うデータ容量が増大してきた。研究に使う情報なども大容量のマルチメディアデータが増え、メールでやりとりすることも増えていたためである。

メールボックスの容量を増やすにしても、アプライアンス製品では専用のDiskをメーカーが指定する容量でしか増設することができず、パフォーマンスを向上するには高価な筐体を新たに追加増設する必要があった。柔軟性や拡張性、また経済性にいくつものハードルが存在していた。そこで、システム設計が柔軟な汎用サーバーとメール専用ソフトウェア製品によるシステム構築を模索した。

「汎用サーバーにインストールするタイプのソフトウェア製品であれば、ユーザーニーズに応じてハードウェア、ストレージの追加などが柔軟に対応できます。その方が結果的にトータルコストが下がるのではないかと考えました」と語るのは 東京医科歯科大学・総務部情報推進課・情報基盤部門担当技術専門職員の岡田伊佐男氏である。

そこで東京医科歯科大学が選んだのが、ディープソフト社のメールソリューション「DEEPMail」である。「DEEPMail」は、開発初期から大規模メールシステムの構築を想定した統合メールサーバーで、顧客の要望に応じて柔軟にカスタマイズにも対応する。SMTP、POP3、IMAP4、Webmailモジュールなどすべてのエンジンを独自開発しており、トラブルが発生しても、国内でソースコードを持つため対応も早い。サポートという面でも、「安心・安全」なメールソリューションだ。システム、サポートの両面で「安心・安全」を提供するディープソフト社のソリューションは、東京医科歯科大学にとって大きな魅力となった。

さらに、ライセンスはユーザー数のみのカウントですむため、ハードウェアを追加したからといって、追加の費用が発生することがない。仮想化やコア数の多いCPUなどによるライセンスの扱いが問題になるケースが多い中、将来の拡張を見越してシステムを選定する際にも、大きなメリットとなっている。
「導入も非常にスムーズで、特にトラブルも起きていません。システムの入れ替えは何か起きると構えていましたが、そんなに神経質になることもないと実感しました。課題となっていたメールボックスの容量が10倍となり、ユーザーも満足しているようです。パフォーマンスも向上し、これまで届くまでにかなりの時間がかかっていた一斉メールも瞬時に届くようになりました。立て続けに一斉メールを送っても、問題なく送信できます。エンドユーザーからも、レスポンスが早くなったと評判です。」と岡田氏は語る。