導入事例

Ai.Connect様

  • 業種:ISP事業
  • 導入システム詳細
  • Active! gate SS(Google Workspace連携)

Pマーク対応やPPAP対策にGoogle Workspace と連携するActive! gate SSを導入、メールの安全性と業務効率も向上

  • 課題であった、Google Workspaceと連携するPマーク対応とPPAP対策をActive! gate SSで解決
  • Pマーク取得に伴うメールの添付ファイル暗号化をActive! gate SSで自動化
  • 添付ファイルの暗号化だけでなく、PPAP対応として添付ファイルをWebダウンロード形式にも切り替えられるActive! gate SSの機能性の高さを評価
  • 添付ファイルの自動化処理により現場の負担が大幅に減り、安全性も向上
  • 管理者負荷もなく、スムーズな管理/運用を継続

「生活に彩と豊かさを」をテーマに、集合住宅向け無料インターネットサービス「アイネット」や光コラボレーション事業などを展開する株式会社Ai.Connect。 同社は2009年に栃木県で創業し、大手住宅メーカーとの連携など、堅調に業務を拡大して現在は全国に6拠点を構え、日本全国で事業を展開しています。 同社の経営企画部では、Pマーク取得に伴うメールのプライバシー保護や、PPAP問題への対策、そして将来的なメール承認ワークフローも見据えて、Active! gate SS を採用しました。

Pマーク取得に求められた添付ファイルの暗号化対応

株式会社Ai.Connectの社長室 経営企画部 人事・総務課の一楽 元 部長代理は、Active! gate SSを導入した背景について、次のように説明します。
「当社は、2020年9月にPマークを取得しました。社内のグループウェアとしてGoogle Workspace(旧G Suite)を利用していますが、Pマーク取得に際して、全従業員に対してメールの運用における取り組みを強化しました。具体的には、各社員に対して、メールに添付するファイルには、各自がZipファイル化してパスワードをかけるように徹底したのです。」
Pマーク取得に伴うメールの添付ファイル暗号化は、業務の現場にとっては、作業の負担となっていました。一楽氏は「主に営業部門では、お客様に向けてお見積りなどを添付して送信することが多いので、見積もり価格やお取引情報など情報漏えいとセキュリティ対策のため、ファイルの暗号化は必須でした。Pマーク取得後は、2カ月おきに定期的に監査を実施して、運用の見直しなども行っていました」と当時の運用を振り返ります。

一楽 元 氏

社長室 経営企画部
人事・総務課 部長代理
一楽 元

PPAP対策でActive! gate SSのWebダウンロードに注目

Pマークの取得後から数カ月を経た2020年の11月24日に、内閣府が内閣府及び内閣官房での添付ファイルZipパスワード付きファイルの廃止を発表しました。いわゆるPPAP問題を知った一楽氏は「代表も含めた6名の幹部で、PPAP問題にどう対処すべきか検討を開始しました。具体的には、社内のシステム担当者がPPAP対策になるソリューションをリサーチしました。その結果、クラウド型ファイル共有サービスやビジネス向けSNSなどの活用も検討しましたが、添付ファイルの自動暗号化やWebダウンロード対応機能を評価して、Active! gate SSを最終候補に選びました」と選定の経緯を話します。
Active! gate SSの採用にあたり一楽氏の部署および関係者でトライアルを実施しました。トライアルでの評価について「もっとも重視したのは、Gmailとの連携による自動化でした。現場の運用の負担を軽減し、Pマーク対応を遵守していくためにも、社員が意識しないで自動的に暗号化やWebダウンロード処理を行ってくれるかどうかが重要でした。その使い勝手をトライアルで評価して、正式な採用が決まりました」と一楽氏は説明します。

添付ファイルの自動化処理によりミスを予防し安全性が向上

トライアルから約1カ月を経た2021年4月から、Active! gate SSが正式に導入されました。Active! gate SSにより、Pマーク対応とPPAP対策となる添付ファイルの暗号化とWebダウンロードが自動で処理されるようになりました。その成果について、人事・総務課の高山敦実氏は、次のように評価します。
「以前は、ひとつひとつのファイルを手動で暗号化してパスワードを設定していたので、それが自動化されて手間が省けました。現場の担当者のうっかりミスなどの予防にもつながります。また人事・総務課では、アカウントの追加などのメンテナンスを行っていますが、日々の運用も手間がかからず楽です。」
導入から数カ月が経過した時点で、Active! gate SSによる添付ファイルの自動Webダウンロードは、業務負担の軽減とPマーク対応を含めた情報セキュリティ対策に貢献しています。一楽氏は「添付するファイルをすべて自動で処理してくれるので、現場の負担はとても軽減され、安全性も増しました。ただ、個人的には画像データのように、暗号化しなくてもいい添付ファイルがあるので、Active! gate SSのパラメータを調整して、今後は、自動で処理する対象ファイルを調整できればと考えています」と話します。

髙山 敦実 氏

社長室 経営企画部
人事・総務課
髙山 敦実

メール誤送信対策や承認メールでの活用も検討

Pマーク対応とPPAP対策をActive! gate SSで解決したAi.Connectの人事・総務課では、今後に向けた活用も検討しています。一楽氏は「現在は、メールの誤送信対策にGmailの送信遅延を利用していますが、Active! gate SSの誤送信防止機能を活用してセキュリティを強化できないか検討しています。また、将来的に業務が拡大して、社員や部門が増えてきたときには、Active! gate SSの上司承認機能を利用して、コンプライアンスの向上にも取り組みたいと考えています」と展望を語ります。
さらに、Active! gate SS以外のメール対策についても「Gmailでは、退職した社員のアカウントを削除してしまうと、そのメールボックスの内容も失われてしまいます。そのため、メールの監査を目的として現在は退職した社員のアカウントも、しばらくは継続して契約している状況にあります。この問題を解決するために、Googleアカウントに依存しないメールのアーカイブを検討しています。Active! gate SSでクオリティア製品の使い勝手の良さは実感したので、まさにGoogleアカウントに依存せずメールのアーカイブが取得できるActive! vault SSも今後検討していきたいと考えています」と話します。

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