導入事例

トライベック株式会社様

  • 業種:コンサルタント業
  • 導入システム詳細:Active! gate SS、Active! vault SS(Microsoft 365連携)

Microsoft 365のPPAP対策とアーカイブの強化に
Active! gate SSとActive! vault SSを採用

  • Microsoft 365のPPAP対策にActive! gate SSを、メールアーカイブの運用負荷低減にActive! vault SSを採用
  • PPAP対策として添付ファイルのWebダウンロードが可能になる
    Active! gate SSを評価
  • 充実しているActive! gate SSのヘルプ解説を見て必要な設定はすべて自社で対応し
    スムーズな切り替えを実施
  • Active! gate SSの柔軟な設定で取引先に合わせた添付ファイルの運用が可能に
  • 導入後にユーザーからの問い合わせもなく安定稼働を実現
  • Active! vault SSのアーカイブデータブルーレイディスク送付サービスで運用が楽に

「ひとにやさしく、つなぐデジタルを」という企業スローガンを掲げ、生活者と企業の架け橋になる感動をつくりだすデジタルコミュニケーションインテグレーターを目指すトライベック株式会社。同社では「本質的なDX」を追求し、日本の「明るい未来」に向けて貢献できる「X(トランスフォーメーション)」を支援するために、エクスペリエンスマネジメント事業、デジタルマーケティング事業、メディア広告代理事業、DXプラットフォーム事業を展開しています。同社のシステム基盤を管理するテクノロジーソリューション事業部では、Microsoft 365のPPAP対策とアーカイブの運用負荷を低減するために、Active! gate SSとActive! vault SSを導入しました。

Microsoft 365のPPAP対策が急務

トライベック株式会社の常務取締役で、豊富なコンサルティング経験を持ち社内の情報セキュリテイマネジメントシステム(ISMS)の導入も推進してきた白須剛氏は、Active! gate SSとActive! vault SSの導入に至る経緯を次のように振り返ります。「きっかけはPPAP(添付ファイルのZip暗号化送信)対策でした。Microsoft 365を導入したときに、添付ファイルを自動的に暗号化するクラウドサービスを導入しました。しかし、PPAP対策を推進していく上で、技術面からシステム選定や構築に携わってきた中島から『サービスそのものを入れ替える必要がある』という報告を受けました。以前に導入したクラウドサービスには、いくつかの課題があり更新ではなく入れ替えが必要だと提案されたのです」

同社のIT事業部で社内システムの構築や運用を担当し、顧客向けのサービス開発にも携わる中島秀明氏は、以前のクラウドサービスが抱えていた課題を次のように話します。「PPAP対策は当時利用していたクラウドサービスの別プランとして提供されていたWebダウンロードで解決できると考えていました。ところが、開発元に何らかの問題が生じたのか、そのようなPPAP対策となる機能が提供される可能性がなくなり、サポート対応などもよろしくない感じになっていました。それに加えて、そのクラウドサービスでは、メールのアーカイブにも大きな課題がありました。具体的には、もともと提供されていたサービスが終了して、別のベンダーによるサービスを再販で提供する、という変更が2度ありました。これだけでも今後の継続的な利用には非常に不安を感じますが、その3番目のサービスの使い勝手が非常に悪く、それまで蓄えていたアーカイブを移すためにはLinuxの知識のある弊社エンジニアが1回数時間かかるコマンドを何度も直接入力しなければならなかったのです。それに加えて、移行を進めていくと当初の見積もりを大幅に超える容量が必要であることが判明し、追加の料金を請求されるというコスト面の課題も抱えていました」

中島氏からの報告を受けた白須氏は「メールのアーカイブによる運用負荷は、中島が他の業務を担当する時間を割いてしまいます。そうした人的な損失を防ぐためにも、より優れたクラウドサービスに切り替えるべきだと判断しました」と補足します。

尾崎 紀身氏

トライベック株式会社
常務取締役
白須 剛

技術力の高い企業の導入事例を参考に
Active! gate SSとActive! vault SSを選定

PPAP対策にMicrosoft 365で添付ファイルのWebダウンロードが可能になるクラウドサービスを選定するために、中島氏はいくつかの候補となる代替サービスの検討を始めました。その中で最有力候補となったのがActive! gate SSでした。「弊社が必要としている機能を過不足なく備えていることに加え、弊社とお取引のある複数の会社で、Active! gate SSを利用していることを目にしていました。いずれも技術力の高いお取引先でしたので、それらの会社で選ばれているならば、信頼性も高く、安心できると考えました」と説明し「Active! gate SSに加えて、同じ会社でメールアーカイブのActive! vault SSも提供していたので、本格的な検討を開始しました」と選定の経緯を振り返ります。

テクノロジーソリューション事業部では、Active! gate SSのトライアルを申し込み、旧クラウドサービスで採用していた機能をすべて検証しました。中島氏は「切り替えにあたっては、利用する社員の使い勝手を考慮して、以前のシステムで利用できた処理を継承したかったのです」と話します。トライアルの段階で中島氏は「旧クラウドサービスと比べて、Active! gate SSの方ができることや設定項目が豊富だと感じました。また、利用者のポリシーを段階的に設定できる点も評価しました」と印象を語ります。中島氏によるトライアルでの報告を受けて、白須氏は「技術的な検証では、中島を信頼しているので、Active! gate SSとActive! vault SSの採用を決定しました。費用対効果の観点からも、当社で導入するには身の丈に合った選択だと思っています」と選定の理由を話します。

中島 秀明

トライベック株式会社
テクノロジーソリューション事業部 インフラ・セキュリティユニット
中島 秀明

スムーズなPPAP対策への移行とアーカイブの運用負荷の低減

トライアル期間を経て2021年9月から、トライベック株式会社はActive! gate SSの利用を開始しました。導入の成果について、中島氏は「トライアル期間中に旧クラウドサービスと同様のルール・ポリシーに設定していたので、切り替えはスムーズにいきました。Active! gate SSは、ヘルプの解説が充実しているので、ほとんど困らずに必要な設定はすべて自分で対応できました。実際に使ってみると、想定していたよりも、Active! gate SSは多くのことができると思います。例えば、お客様の中には許可されていないサイトヘのアクセスがロックされていて、WebダウンロードのURLを開けない、というケースがあリました。そうした例外処理にも、予め添付ファイルが暗号化されているファイルはWebダウンロード形式に変換せずフィルタリングの除外対象とする、といったルールを設けたり、メールの文中に特定の文字列を入力したらそのまま送る、といった条件を追加して柔軟に対応できました」と評価します。

白須氏も「Active! gate SSに切り替えても、社員からは何も問い合わせや意見が出てこなかったので、導入は成功だと評価しています。中島も話したように、Webダウンロードに対応できないお客様に対しても、設定で柔軟に対応できる逃げ道があるので、現場としては助かっています」と補足します。さらに、中島氏は「Active! vault SSでメールをアーカイブするようになってから、運用負担はかなり軽減されました。また、追加料金なしで過去のアーカイブデータがブルーレイディスクで届くサービスも、運用が楽になりとてもありがたいです」と話します。

送信メールの一時保留などの利用も検討

今後に向けた取り組みについて、中島氏は「Active! gate SSのポリシーは管理者とユーザーヘ段階的に設定が可能なので、効果的に活用できないか検討しています。また、送信メールの一時保留なども設定して、誤送信や添付ファイルのミスを未然に防げないかと考えています」と期待を寄せます。また、白須氏も「セキュリティ対策は、保護技術を強化するだけではなく、個人の意識をどれだけ高められるかも重要です。その意味では、送信メールの一時保留による再チェックや、ポリシーの設定で一部の管理画面を各自が使えるようになれば、自分たちもしっかりセキュリティを考えなければならない、という啓蒙活動になる効果も期待できると思います」と展望を語ります。さらに、中島氏は「Active! vault SSのブルーレイディスク送付サービスには、とても満足しています。今後もサービスが継続されるように、願っています」と語りました。

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