導入事例

黒田生々堂樣

  • 業種:卸売・サービス業
  • 導入システム詳細
  • Active! gate SS

社員に手間をかけないセキュリティ対策にActive! gate SSを長期にわたり運用

  • 課題であった取引先とやり取りするメールに添付するファイルのセキュリティ対策を、Active! gate SSで解決
  • 外部に送る添付ファイルはActive! gate SSで自動暗号化を実施
  • ユーザーの手動操作がなくシステム上で添付ファイルを自動暗号化する利便性とセキュリティ強化の両立を評価
  • 2014年の導入から現在まで、添付ファイルによるセキュリティ事故はゼロ件
  • 今後はActive! gate SSの標準機能である添付ファイルのWebダウンロード方式への切り替えも視野に検討

「感謝と感動」を経営理念に掲げる株式会社黒田生々堂。同社は、大正4年に創業の老舗企業として、関西圏を中心にオフィス機器・オフィス用品を販売してきました。 現在は、ワンストップソリューション提案企業へと成長を続けています。 同社の管理部門で、社員のIT利活用をサポートしてきた井上祐一氏は、2014年にメールの添付ファイルへのセキュリティ対策にActive! gate SSを導入し、長期にわたり運用を続けてきました。
「社員に負担をかけないセキュリティ対策」を心がけてきた井上氏の取り組みを伺いました。

取引先企業と足並みを揃えてActive! gate SSを導入

株式会社黒田生々堂の経営管理室で情報システムの導入やサポートから、社内の備品管理など幅広い業務に携わっている井上祐一氏は、メールに添付するファイルの暗号化対策にActive! gate SSを導入した経緯について、次のように振り返ります。
「きっかけは、弊社のお取引先企業とセキュリティ対策の足並みを揃えるためでした。弊社は約60名弱の社員が働いている中小企業ですが、関西圏ではオフィス機器やオフィス用品の販売会社として、高い実績を誇っています。そのため、お取引先企業とも情報漏えいに配慮したメールのやり取りが求められていました。そこで、弊社の大手お取引先企業が導入していたActive! gate SSを採用しました。」
オフィス向け用品の通販サイトと代理店契約をしていた同社では、取引量の拡大に伴い2013年の後半から取引先とやり取りするメールに添付するファイルのセキュリティ対策が課題となっていました。その理由について、井上氏は「お客様に送るメールに添付するファイルには、機密情報が記載されています。その情報を守るためには、添付ファイルの暗号化は必須だったのです」と話します。

経営管理室
井上 祐一

社員の利便性を最優先しActive! gate SSの自動暗号化を活用

Active! gate SSの選定にあたり、井上氏は「使い勝手」にこだわりました。それは「社員が添付ファイル暗号化を意識しないで使えることが最優先でした。普通にメールに添付ファイルを付けて送る操作だけで、勝手に暗号化してくれる自動化が必須でした」と井上氏は説明します。
2014年の1月から導入されたActive! gate SSでは、社内宛とグループ子会社への添付ファイルは暗号化しないように設定し、それ以外の宛先に送られるメールの添付ファイルは、すべて自動的に暗号化されるように設定されました。井上氏は「使う側(ユーザー)にとっては、いままでと何も変わらないことが、セキュリティ対策の導入にとっては、成否を左右します。これがもし、自分で添付ファイルにパスワードを付けて送らなければならない、という運用になったら、おそらく受け入れられずにセキュリティは弱いままでしょう。手動操作がなくいままで通り使えることが、Active! gate SSのメリットだと思います」と評価します。
使う機能を絞ったセキュリティ対策ですが、2014年の導入から7年以上を経過した現在でも、「添付ファイルによるセキュリティ事故は、一件も発生していません」と井上氏は安全性を保証します。

Active! gate SSの導入後は取引先から同じセキュリティ対策の相談が寄せられる

「Active! gate SSで添付ファイルを暗号化して送信するようになってから、年に数回ですが、弊社のお取引先から『添付ファイルの暗号化サービスは何を使っていますか?』という問い合わせがあります。かつて、弊社が他社を参考にActive! gate SSを導入したように、今度は弊社を参考にしてセキュリティ対策を強化したいと考えている中小企業が増えてきました」と井上氏は導入後の効果について話します。
さらに「せっかくActive! gate SSを導入したのだから、ファイルの暗号化だけで使うのはもったいないから、誤送信防止や承認などの機能も使おうか検討したのですが、弊社の場合、いままでと使い方が変わることに対する現場での抵抗も多いと思われたので、その他の機能は設定していません。それでも、十分に導入した価値はあると評価しています」と井上氏は補足します。

ワンストップソリューション提案企業として自社の知見を顧客にも推奨

「2020年あたりから、添付ファイルの暗号化に対する懸念、いわゆるPPAP問題が取り沙汰されていますが、個人的にはニュースになる以前から、PPAPについては疑問に感じていました。そもそも、悪意のあるハッカーがその気になれば、どんな対策を施していても情報を盗むことができるでしょう。添付ファイルの暗号化をやめて、クラウド経由のファイル送信サービスの利用も検討したのですが、2019年に発生した不正アクセス事件を知って、導入には至りませんでした」と井上氏はActive! gate SSの導入後に検討したセキュリティ対策について振り返ります。
そして今後の取り組みについて、「昨年、ビジネスチャットなどのツールを導入したので、その使い勝手に慣れてもらうのが目先の課題です。それが落ち着いたら、Active! gate SSの添付ファイルをWebダウンロード方式へ切り替えられるか、検討していけたらと思います」と井上氏は話します。
さらに、「コロナ禍の現在、そしてアフターコロナを見据えて、社員のテレワーク環境を充実させていくのも重要です。その意味では、クオリティアのWeb会議ツールの『sharer(シェアラー)』や、QUALITIA CLOUDなども試用してみたいと考えています。弊社では、我々が実践しているセキュリティ対策やテレワーク環境などの知見を営業に結びつけて、中小企業のお客様にオフィスソリューションとしてワンストップで提案していきたいと考えています。その意味では、今後もクオリティアからは、より多く有意義な情報をいただけたらと願っています」と井上氏は展望を語ります。

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