導入事例

光市教育委員会様

  • 業種:地方公共団体
  • 導入システム詳細:Active! mail

光市の教育委員会が長期にわたり
Active! mailを
公立学校間の連絡に活用

  • 2011年にActive! mailを導入し、先生方の学校間での連絡や日々の業務連絡、教育委員会から学校への通達などに活用
  • 10年以上の長期に渡りトラブルなく安定した円滑な運用を継続
  • Webメールという特徴から端末にデータが残らずセキュリティ管理が容易な点とパソコン入れ替え時の利便性を評価
  • 今後は緊急性の高いメールに対してスマートフォンと連動した通知機能の活用を検討

初代内閣総理大臣 伊藤博文公の生誕の地として有名な山口県光市。山口県東部に位置する同市は、白砂青松の室積や虹ケ浜海岸などの美しい自然と、全国トップクラスの日照時間のある「光輝く」市として知られています。また、「おっぱい都市宣言」「自然敬愛都市宣言」「安全・安心都市宣言」の3つの都市宣言を基本としたまちづくりを推進し、市内には公立の小学校と中学校が16校あります。公立の小中学校には約350名の教職員がいて、光市の教育委員会では、2011年からActive! mailを導入して10年以上に及ぶ長期にわたり、職員間の連絡や通達に活用してきました。

旧伊藤博文邸

約11年にわたり継続的に使われてきたActive! mail

光市教育委員会は、市内の教育環境を充実するために、教育総務課をはじめとして、学校教育課や人権教育課、文化・社会教育課など、複数の課が公立学校や図書館、スポーツ施設などの整備に取り組んでいます。その中で、教育総務課管理係では、長年にわたり公立学校の情報インフラの整備に尽力してきました。

現在、管理係としてICT関係を担当している吉本真也氏は、Active! mailの長期にわたる運用実績について、次のように振り返ります。「Active! mailは、私が現在の部署に赴任するよりもずっと前から導入されていました。記録を調べると、2010年から導入の検討を開始して、2011年4月から運用を開始しています。Active! mailは、約11年にわたり、市内に16校ある小中学校を結ぶネットワークで、約350名の教職員が連絡をとるためのWebメールとして利用されてきました。」 光市内には、11の小学校と5つの中学校があり、全校を合わせて約3,300名の児童生徒が在籍しています。(令和3年5月1日現在) 吉本氏の所属する教育総務課管理係では、市内の16校にパソコンやタブレットなどの教育用端末を整備しています。

約2年前に赴任してきた吉本氏は、当時の資料からActive! mailが採用された背景について「メールを含めて当時のシステム基盤を担当していた外部のITベンダーからの提案で、Active! mailの採用が決まったようです。2011年から現在まで、継続して利用されていることを考えると、Active! mailは何のトラブルもなく円滑に使い続けてこられたと思います」と説明します。

光市教育委員会
教育総務課管理係
吉本 真也氏

教職員の円滑な連絡にActive! mailを活用

Active! mailの利用状況について吉本氏は「普段は、先生方が学校間での連絡にActive! mailを使われています。また、教育委員会から各校の代表アドレスに連絡や通達などを送ることもあります。 例えば、文部科学省から光市に何らかの通達があれば、その文書を添付して、各校に送信します。その他にも、日々の業務連絡などにも活用しています。Active! mailがなければ、昔のように電話やFAXを使うことになるので、それと比べると連絡の効率化や省力化になっています」と話します。

また、運用面での効果についても「Active! mailはWebメールという特徴から、端末にデータが残らないので、セキュリティ管理が容易になる点を評価しています。教育委員会では、5年ごとに教職員の利用するパソコンを入れ替えています。そのときに、パソコンにメールのデータが残っていないため、移行などの手間がかからず円滑に交換が可能です。長期にわたって、Active! mailが使われてきたのは、私自身がそうであるように、過去の管理者もその利便性を評価していたからだと思います」と吉本氏は評します。

職員室に在席している時間の短い先生方へのメール通知が課題

吉本氏が赴任してきてからの約2年の間に、メールボックスのサイズ変更とスパム対策の強化を行いました。その他には、前任者からの設定を踏襲して、円滑な運用が継続されています。 吉本氏は「現状で、特にトラブルや不満はないのですが、学校の先生方がメールを開くタイミングについて、改善できないかと検討しています。

児童生徒たちとの時間を大切にされているので、どうしても先生方が職員室に戻ってパソコンを使う時間が短くなりがちです。 そのため、緊急性の高いメールに関しては、職員室にいる教職員の方が代表して内容を見て、必要があれば印刷して先生方に配布されています。こうした手間を軽減する方法はないか、検討してきました」と課題に触れます。

スマートフォンと連動した通知機能の活用を検討

今後に向けたActive! mailの活用について、吉本氏は「先日、クオリティアにメールの通知を改善できないか相談したところ、Active! mailとスマートフォンを連動する方法について説明を受けました。Active! mailでは、メールを受信したときに別のメールアドレスに着信のみを知らせるメールが送信できると聞きました。この機能を活用すれば、先生方が職員室でパソコンを開かなくても、メールが届いていることをすぐに認識できます。

ただ、先生方が個人で使われているスマートフォンなどに通知していいかどうかは、これから丁寧に説明して確認していかなければと考えています」と改善に向けた取り組みについて触れます。 さらに「これからは、教育委員会でもチャットやショートメッセージのようなコミュニケーション方法を導入していくと思います。それでも、セキュリティを担保して、正式な文書や案内を送るという目的には、メールが最適だと考えています。そのためにも、Active! mailをこれからも活用していきたいと思います」と吉本氏は語ります。

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