導入事例

株式会社WINGS様

  • 業種:ITサービス業
  • 導入システム詳細:Active! world, Active! gate SS, Active! vault SS

誤送信防止やアーカイブもオプションで使える Active! world を導入し ISMS 対応やセキュリティを強化

  • Web メールの Active! mail とスパム/ウイルスメール対策の Active! hunter をまとめて利用できるクラウド型メール統合サービスの Active! world を採用
  • メール誤送信防止サービス Active! gate SS とメールアーカイブ Active! vault SS をオプションで追加できる点を評価して外部ホスティングから Active! world に移行
  • ISMS 対応に Active! vault SS と、基本的な誤送信防止及び Web ダウンロードでファイルを送付できる Active! gate SS も導入しセキュリティを強化

コンサルティングからシステム開発まで行うシステムソリューションカンパニーの株式会社 WINGS。 同社は「高度な技術」「幅広い対応」「優秀な人材」という3つの強みを活かして、販売管理や財務会計といったシステム開発から、Webマーケティングなどのサービスを提供しています。 大企業にも負けない対応力と将来を見据えた開発を推進する同社では、2018年からActive! gate SSによるメール誤送信防止を利用していました。 そして、2019 年に Active! vault SS によるメールアーカイブの追加導入をきっかけに、 Webメールの Active! mail とスパム/ウイルスメール対策の Active! hunter をまとめて利用できるクラウド型メール統合サービスの Active! world を全社規模で採用しました。

誤送信防止とアーカイブの必要性から Active! world を採用

Active! world を 2019 年から使い始めたきっかけについて、株式会社 WINGS 営業部の福本あゆみ氏は、次のように切り出します。

「以前は、大手サービスプロバイダーの提供するホスティングメールを利用していました。当時は、各社員が Outlook などのメールアプリを使って、ホスティングサービスにアクセスしていました。その状況で、誤送信防止の対策を強化する必要があり、クオリティアが提供している Active! gate SS を追加しました。」

Active! gate SS による誤送信防止に取り組んだ背景について、福本氏は「社の上層部が、メールの誤送信は業務に影響するので、対策を講じるべきだと考えたのです。そこで検討したときに、Active! gate SS の基本的な誤送信防止の機能に加え、Web ダウンロードでファイルを送付できる点も評価して、採用を決めました」と説明します。

誤送信対策を導入してから、同社では新たな取り組みが必要になりました。それがメールのアーカイブです。その必要性について、福本氏は「メールでやり取りした契約書などは、業務の履歴として重要な電子文書になります。そこで、メールのアーカイブも必要だと考えたのです。ところが、当時利用していたホスティングサービスでは、アーカイブを追加するオプションが提供されていなかったのです。そこで、メールをアーカイブする Active! vault SS も提供しているクオリティアに相談しました」と経緯に触れ「その相談の中で、メールホスティングサービスの Active! world を利用すれば、Active! gate SS と Active! vault SS をオプションで追加できると知り、全社のメール環境を移行することに決めました」と振り返ります。

営業部
福本 あゆみ

Active! world で利用できる Active! mail の使い勝手を高く評価

Active! world への移行を決めた背景について、福本氏は「実際に移行するにあたり、Active! world で利用できる Active! mail の使い勝手について検証しました。私は営業という仕事の関係もあり、多くの取引先からメールが届きます。多い日には、1日に100通を超えるのですべてに目を通すのは大変です。そこで、優先度や重要度に合わせてフォルダを活用していました。そうした使い勝手をActive! mailでも利用できるので、メールのホスティングをActive! worldに移行しても、大丈夫だと判断しました」と話します。

検討の結果、オプションで装備できる誤送信対策の Active! gate SS と、メールアーカイブの Active! vault SS も含めてトータルで契約しました。

福本氏は「Active! mail は日本国内で長年高いシェアを持った Web メールということもあり、使用感は非常に良かったです。海外製の Web メールなどはフォルダ分けができないものもありますが、1日に100通を超えるメールが届くので、フォルダ分けは必須要件でした。その点、Active! mail はフォルダの振り分けなども容易にできて、ユーザーからも好評でした。また、Active! gate SS と画面のユーザーインターフェイスが近いので、ユーザーも抵抗なく利用できたと思います」と話します。

ISMS 対策に誤送信防止を過去のやり取りの確認にメールアーカイブを活用

導入後の運用について、福本氏は「誤送信対策の Active! gate SS では、Web ダウンロードを標準で採用して ISMS 対策を推進しています。Web ダウンロードにした添付ファイルは、後から削除できるので万が一の誤送信対策にも活用しています。送信メールは、5分間の一時保留を設定しています。時間差配信も活用しています。同じメールに外部宛てと社内宛があった場合には、社内宛には先行して配信してミスなどないか確認しています」と説明します。

さらに、Active! world への移行のきっかけとなった Active! vault SS については「アーカイブの契約は1年にしています。1年分のメールが保管されていれば、過去のやり取りも正確に把握できます。営業担当にとっては、アーカイブのおかげで契約内容の確認や言った言わないなどの対策になるので、とても重宝しています」と成果に触れ、「アーカイブの期間を過ぎた過去のメールが、Blu-ray ディスクで届くサービスも利用しています。届いたディスクは、すべて鍵のついたロッカーで保管しています」と福本氏は Active! vault SSのサービスを評価します。

さらに、「私個人は、Active! mail のフォルダの自動仕分けを活用して、受信メールを効率よくチェックできるように工夫しています。また、エイリアスアドレスにお客様のメールアドレスをまとめて登録して、セールスメールなども効率よく送信しています」と補足します。

標準搭載の Active! hunter でスパム対策の強化に取り組んでいく

今後に向けた取り組みについて、福本氏は「先日、クオリティアのサポートに連絡して、Active! hunter のホワイトリストとブラックリストの設定について教えてもらいました。導入後のサポート対応もよく、Active! world の標準機能含め、各種オプションの開発元もすべてクオリティアのため安心してサポートを任せられます。これまでは、標準の設定でアンチスパムもウイルスメール対策も防いできました。しかし、今後もよりセキュリティ対策を強化するために、Active! hunter のホワイトリスト/ブラックリストを活用する必要があると考えています。今後も、クオリティアのサポートを活用して、クラウドメールの Active! world を安全に快適に利用していきます」と展望を語ります。

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