導入事例

株式会社代々木アニメーション学院様

  • 業種:教育事業、サービス業
  • Active! gate SS(Office 365連携)
  • Active! vault SS(Office 365連携)

新世代の声優アイドル誕生をきっかけにメールの誤送信防止を強化する代々木アニメーション学院

  • Office 365の標準機能では補えないセキュリティをActive! gate SSで保管
  • 個人情報や機密情報を多く扱うため、Active! gate SSでセキュリティを確保
  • Active! vault SS導入後は煩雑な管理が不要でアーカイブを簡単に取り出すことが可能に
  • 信頼できるクラウドサービス事業者の証明としてクオリティアがISMSやセキュリティの国際規格を取得している点を評価し安心して利用を開始

メール誤送信防止の強化はアイドルグループの活動がきっかけ

創業から約40年に渡り、多くの卒業生をアニメーション業界に輩出してきた代々木アニメーション学院では、2017年に「声優アイドル」という新しいアイドルProjectに取り組みました。そのきっかけは、自身もAKB48というアイドルグループに所属する自称「アイドルヲタ」の指原莉乃さんが「自身が理想とするアイドルをプロデュースしたい」という思いからスタートしました。
グループ名の「=LOVE(イコールラブ)」には、指原さんの「アイドルとはファンに愛されなければいけない。そしてアイドルという仕事も自分が愛さなければいけない」という想いが詰まっています。

また、2017年4月には、代々木アニメーションの芸能コースに特待生として在籍するメンバー9名が、「YOANI 1年C組」というアイドルグループとしてデビューしました。「=LOVE(イコールラブ)」や「YOANI 1年C組」の誕生をきっかけとして、同学院の情報システム部門では、社内のメールシステムの刷新や強化に取り組んできました。その経緯について、人事総務部 情報システムの大西徹氏は、次のように切り出します。

「約1年前に、社内のメールシステムをOffice 365に切り替えました。WordやExcelなどOffice系アプリケーションとの親和性の高さや、利用者が増加しても柔軟に対応でき、社内統制という面からも管理性能に優れているという判断から、Office 365を採用しました。それと同時に、メールの誤送信防止にも取り組むことになりました」

同学院では、以前からメールの誤送信対策は重要な業務の課題だと捉え、各自が細心の注意を払って運用するように指導を徹底していました。しかし、各自の注意力に依存しているだけでは、誤送信対策が充分ではないとも考えていたのです。そんなタイミングでアイドルグループが誕生し、外部とのメールのやり取りも増えるようになることから、これまでよりも強固な誤送信対策に取り組むようにと、経営トップからの指示が出たのです。その理由について大西氏は「これまでは、学園内でやり取りされるメールの多くが、限られた取引先や在籍中の生徒などが中心でした。

しかし、当学園で『=LOVE(イコールラブ)』や『YOANI 1年C組』をサポートするようになると、ファンクラブや芸能事務所にマスメディアなど、メールの送信先が拡大します。そして、アイドルの活動に関係したメールの内容が、誤送信で流出するようなトラブルは避けなければなりません。こうした背景から、システムで対応する誤送信防止が求められたのです」と振り返ります。

大西 徹氏

株式会社
代々木アニメーション学院
人事総務部 情報システム
大西 徹

大西 徹氏

代々木アニメーション学院
東京校

ITパートナーの推奨とサポートの充実を評価して「Active! gate SS」と「Active! vault SS」を採用

誤送信防止ソリューションの選定にあたり、大西氏は「複数の製品を検討するのではなく、以前から信頼を寄せていたITパートナーの提案を最優先しました」と説明します。なぜなら「導入までの期間が限られていたので、選定に時間をかけたくなかったのです。また、誤送信の防止と合わせて、メールのアーカイブも導入したいと考えていました。それも、なるべく私たち情報システム部門が煩雑な管理をしないで、アーカイブを簡単に取り出せる仕組みが欲しかったのです」と大西氏は補足します。

そこで、信頼を寄せているITパートナーも「Active! gate SS」と「Active! vault SS」を利用していたこともあり、採用を決めたのです。ITパートナーが、同じシステムを利用していると「もしも、運用面で困ったときには、すぐに機能や設定を教えてもらえ、サポートの面でも安心できると考えました。クオリティアのActive!シリーズは、コストパフォーマンスに優れていると思いますが、わからないことを気軽に問い合わせられる安心感も、隠れたコストメリットだと判断したのです」と大西氏は評価します。

誤送信防止における機能的な選定のポイントについて、情報システムの三國将史氏は「基本的な運用ポリシーは、ITパートナーの設定をそのまま引き継ぐ方法で導入を検討しました。基本ルールは、初めは厳しく設定し、運用を開始してから調整していこうと考えていました。そうした微調整においても、ITパートナーが同じ製品を使っていると、問い合わせしやすいと思いました」と話します。

2017年10月から検討を開始して、情報システム部門では「Active! gate SS」を試験的に利用するトライアルの期間は設けませんでした。その代わりに、ITパートナーのデモンストレーションを見せてもらい、必要な機能が揃っているかを確かめ、翌11月には採用を決めました。
そして同学院では、12月から「Active! gate SS」による誤送信防止と「Active! vault SS」によるメールのアーカイブをカットオーバーしました。

三國 将史氏

株式会社
代々木アニメーション学院
人事総務部 情報システム
三國 将史

全国双方向中継での2.5次元ミュージカルオーディションの様子

全国双方向中継での2.5次元ミュージカルオーディションの様子

導入後は現場での誤送信に対する予防の意識が向上

「Active! gate SS」による誤送信防止をスタートした代々木アニメーション学院では、現場でのメール送信に対する注意力を喚起するために、外部ドメイン宛に送信するメールには、すべて確認の画面を表示するようにしました。その結果「業務によっては、一日に多くのメールを外部とやり取りする部署から『少し手間に感じる』という意見も出ています。しかし、それは我々の部門から見ると、Active! gate SSによる抑止が効いている証でもあります」と三國氏は導入の成果を評価します。

大西氏は、以前の職場でIT関連のセキュリティ対策に取り組んできた経験もあり、企業経営におけるメール誤送信防止をはじめとした危機管理への対応が、いかに重要となるかを熟知しています。また、ITの専門家である立場からも、すべてのシステムを社内で自主運用することの難しさやリスクも正しく把握しています。「メールだけではなく、誤送信防止やアーカイブを自社のオンプレミスのシステムで運用することは、コストと設備の面で厳しい状況にあります。多くのサービスがクラウドで提供されるようになっているので、自社の運用規模に適したサービスを上手に選んで組み合わせて利用するべきだと思います。ただ、セキュリティの観点からは、信頼できるクラウドサービスかどうかを判断する必要はあります。その面では、ISMS(Information Security Management System)として知られる「ISO/IEC 27001」や、クラウドコンピューティングのセキュリティ国際規格である『ISO/IEC 27017』や『ISO/IEC 27018』を取得しているクオリティアの提供するクラウドサービスは、信頼できると思います」と大西氏は話します。

全国双方向中継での授業風景

全国双方向中継での授業風景

信頼できる外部ドメイン登録や添付ファイルのWebダウンロードなども活用していく

2017年12月のカットオーバーから約2ヶ月を経過した段階で、情報システム部門ではメールの誤送信防止が有効に機能していると判断しています。しかし、それに甘んじることなく、利用者からの意見も聞いて「Active! gate SS」の使い勝手も追求していく考えです。

「まずは、頻繁にメールをやり取りする利用者の手間を軽減したいと考えています。また、ドメインによる確認だけではなく、将来的にはメールの文面を検索して外部に送信してはいけない情報などのチェックも検討しています」と三國氏は今後に向けた計画を話します。 早期のカットオーバーを目指していた情報システム部門では、安全性を最優先して外部に送信されるすべてのメールを一時保留にするポリシーを設定しました。その結果、現場の誤送信に対する意識は向上しました。一方で、芸能やエンターテイメントに関連する活動に伴い、外部の関係先と頻繁に連絡を取り合う人たちは、保留になったメールをチェックする回数が増えました。こうした負担を軽減するために、「Active! gate SS」に信頼できる外部ドメインを事前に登録しておくことで、送信の確認の手間を少なくできるのです。また、送信メールの一時保留では、ファイル名のない添付ファイルのチェック、さらには特定の単語などを検索して保留にする機能も備えています。

これらの機能を活用することで、より安全で確実なメールの誤送信防止を強化できます。さらに、添付ファイルが指定したサイズよりも大きい場合に、自動的に暗号化したZIPファイルとしてWebダウンロード式に切り替える機能の利用も検討しています。添付ファイルの自動Webダウンロードでは、暗号化されたZIPファイルに10桁以上のランダムなパスワードが自動で設定され、ダウンロード画面へと遷移するURLが本文文頭に入って受信者にメールが送信されます。Office 365は標準では35MBまでのファイルをメールに添付する事が可能ですが、送信先のメールサーバー側で受信容量に制限を設けている場合、10MB程度の添付ファイルでも送信エラーとなってしまうケースがあります。「Active! gate SS」のWebダウンロード機能を活用すると、送信先の容量制限に依存せずにOffice 365で大きなファイルを送信できる上に、より安全に情報を届けられます。

「私たちの誤送信防止は、まだ始まったばかりです。今後も、有用な機能や設定情報を教えてもらいながら、業務の現場の利便性も向上させ、より安全な誤送信防止を実践していきたいと思います」と大西氏は抱負を語りました。

システム概要

  • 代々木アニメーション学院全体でOffice 365を利用
  • メール経由の情報漏えいをシステムで防止するためActive! gate SSを活用
  • 外部宛ての送信メールは一時保留し必要な確認を経て送付する
  • Active! vault SSで管理の手間がかからずメールのアーカイブを実現

「Active! gate SS」と「Active! vault SS」連携時の構成図

構成図

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