町田市役所では、2009年までは庁舎内のPCすべてにクライアント型メールソフトを導入し、約3000名の職員が利用していました。その運用の背景や課題について、情報システム課担当課長の中田氏は、次のように説明します。
「町田市役所では、半年から一年には必ず、職員が異動します。このときに、PCなどの庁舎の備品は、そのまま残しておく決まりになっています。そのため、クライアント型メールソフトを使っていることにより、前任者の設定やメールの内容がそのままPCに残るため、後任者は前任者の設定やメールデータの削除をして、メールソフトを再設定する必要がありました。また、情報セキュリティの視点から「職員が手元に公用データを持たない」との方針を立てていました。これを具体化する方策のひとつとして、端末側にメールは残したくないと考えるようになりました」

クライアント型メールソフトの運用の不便さに加えて、町田市役所では2012年に新庁舎への全面的な移転が計画されていました。その移転に伴うシステム環境の整備について、情報システム課の鎌野氏は、次のように振り返ります。
「職員の異動だけではなく、端末が故障して入れ替えたときにも、メールのデータがすべて消失してしまいます。さらに入れ替えたPCのメールソフトを再設定する手間も発生していました。このほかにも、利用者の設定ミスや問い合わせに対応しなければならない頻度も多く、情報システム課にとっては、運用の負担になっていました」
こうした課題を解決するために、情報システム課ではWebメールの導入を計画し、各社の製品の機能や性能を比較検討して、Active! mailの導入を決定しました。

Active! mailを採用した理由について、情報システム担当部長の坂下氏は、次のように話します。
「メールシステムは、全庁で利用しているシステムなので、Webメールへの切り替えにあたっては、実際に利用する職員の負荷軽減を第一に考えました。具体的には、これまで利用していたクライアント型メールソフトと類似したインターフェースを持つ製品を候補として選定しました。それらの中から、機能や性能を評価して情報システム課が要求する条件を満たしていたことから、Active! mailを選択しました。今後はActive! mailの利用者が増え、操作性もよりこなれたものになっていってくれればと期待しています」

同課では、Webメールの採用における検討段階で、詳細な要求条件(※1)を提示して、その要求に応えられるActive! mailを選びました。また新庁舎への移転にあたっては、Webメールの導入に加えて、クラウド化の推進と統合連携基盤・統合データベースの構築に、シンクライアント導入の施策も推進してきました。
「クラウド化やWebメールの導入は、様式がひとつになることで、運用の負荷が軽くなるメリットがあります。また情報システム部門では、平成21年度からシステムの近代化と経費削減という目標を広く外部に公表しています。この目標を達成するためにも、これまでクライアントライセンスを支払っていたクライアント型メールソフトから、Active! mailへ切り替えることによって、大幅なコストの削減を実現できました」と坂下氏は採用の効果について説明します。

さらに鎌野氏は、運用面での具体的な成果について補足します。
「以前は、前任者がメールソフトに設定した自動仕分けなどの条件定義が残っていたりすると、後任者からヘルプデスクに問い合わせがあり、そのサポートのために担当者が現場に出向いていました。Active! mailに切り替えてからは、ヘルプデスクへの問い合わせは圧倒的に減りました。たまに、Active! mailの操作などに関する質問も寄せられますが、電話で対応できる程度のものです。こうした運用負担の軽減は、長い目で見ると大きなコスト削減につながると思います」

(※1) ドラッグ＆ドロップ、ダブルクリック、情報ウィンドウ（未読メール数、スケジュール、サーバー負荷状況　など）、前回の編集内容を復元する機能、メールの自動振り分け、迷惑メール登録、定型文とマクロ、宛先の入力補完機能、重要度設定、共有アドレス帳、アドレス帳フォルダーの階層表示、アドレス帳検索、アドレス帳のインポート・エクスポート、SSL対応