Active! gate メール経由の情報漏えいを防ぐ誤送信対策

上司承認オプションは、上司などの承認者の許可を得たメールのみを送信可能にする機能です。宛先、件名、メール本文のキーワード、添付ファイルの種類、ドメイン名などで承認が必要なメールだけを選別することができ、承認者である上司の運用負荷を軽減します。
また、通常の承認フローに加えて、上司(承認者)の長期出張や一時的な離席状況などによって2種類の代理者設定が可能で、ビジネスを止めずに円滑に承認作業ができるように工夫されています。

承認ポリシー設定画面

承認ポリシー設定画

具体的な活用シーン

重要な顧客への送信メールをドメイン名ですべて事前にチェックし、監査履歴をメールに付加することで顧客との信頼関係を維持します。

添付ファイル、件名およびメール本文のいずれかに「見積書」の文字が含まれている場合は承認者がすべてチェックすることで、内部統制に係るコンプライアンス強化を実現します。

新入社員や派遣社員など特定人物の送信メールをすべて確認することで、メール本文のトーン&マナーのチェックなど社員教育の一環として活用できます。

上司承認の通常の承認フロー

承認者の不在時に代理承認をする「不在代理者」

「不在代理者」は、出張などのあらかじめ承認者が不在になる期間に承認作業を行なう代理者のことで、承認者が不在であっても承認作業を円滑に行なうことができます。

出張など事前に上司の不在が分かっているときの承認フロー例

承認者が設定時間内に承認しなかった場合に代理承認をする「代理者」

「代理者」は、事前に設定した時間までに承認者が承認作業を行なわなかった場合、承認者に代わって承認作業を行なう代理者のことで、一時的に承認者が離席してしまった場合などで承認作業を停滞させることをなくします。

急な会議など上司が一時的に不在となっているときの承認フロー例

承認作業に迷わないシンプルで直観的なインターフェース

上司承認オプションの承認作業はとてもシンプル。送信者がメールを送信すると、事前に設定された承認者に承認依頼メールが送られ、宛先、件名、本文などの内容ごとに用意されたチェックボックスを確認するだけ。簡単操作でメール経由の情報漏えいを防止します。

承認設定画面

承認設定画面

承認確認画面

承認確認画面

承認一覧画面

承認一覧画面

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